Как проводится уничтожение архивных документов

Если обычные бумаги, которые не содержат никаких важных сведений, можно просто сдать в макулатуру, то с архивными документами дела обстоят совершенно иначе. Выбрасывать или сдавать их на переработку без предварительной подготовки запрещено.

В этой статье мы изучим, как проводится уничтожение архивных документов, найдем ответ на вопросы, можно ли делать это своими руками или лучше обратиться к профессионалам?

Как проводится уничтожение архивных документов

Анализ и архивная обработка

Первым делом нужно выяснить, какие именно документы подлежат утилизации. Для этого нужно выделить в вашем архиве дела с истекшим сроком годности. Чтобы определить такие папки, необходимо четко понимать, какие из документов требуется хранить и в течении какого времени.

Если вы еще только находитесь на стадии создания архива и обнаружили у себя просроченные бумаги, их в любом случае нужно обработать и отложить на уничтожение.

Все эти действия нужно подкрепить соответствующим актом, в котором прописано, что именно и когда вы отправляете в утиль.

Непосредственный процесс уничтожения

Сам процесс уничтожения документов обычно выглядит следующим образом:

  • выделение всех небумажных элементов — это скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы и папки, веревочки от папок и прочее;
  • тщательное измельчение каждого документа на шредере;
  • отправление полученной бумажной массы на переработку;
  • отметка на «Актах о выделении дел к уничтожению» о том, что процедура проведена.

Можно ли проводить уничтожение самостоятельно?

Да, никаких ограничений к этому нет. Важно только помнить, что организовать процесс успешно, быстро и эффективно можно только в том случае, если у вас немного документов. Если же их скопилось достаточно, то процедура может оказаться слишком затруднительной из-за низкой производительности обычного офисного шредера.

Поэтому, прежде, чем поручать кому-то из сотрудников эту работу, нужно убедиться в том, что он сможет выполнить ее быстро и качественно.

Услуги по конфиденциальному уничтожению документов

Многие компании, которые занимаются архивной деятельностью, предлагают услуги по профессиональному уничтожению бумаг. Оно может проводиться в условиях конфиденциальности за закрытыми дверями, а также в присутствии вашего сотрудника для контроля.

В этом случае профессионалы приедут к вам в офис, заберут и вывезут все документы, затем обработают их, измельчат и отправят на целлюлозно-бумажный комбинат на переварку.

Такой метод отличается несколькими важными преимуществами:

  • все заботы снимаются с ваших плеч и ложатся на профессионалов;
  • процедура абсолютно надежна, ни один лист не попадет к злоумышленникам;
  • в завершении вы получите все необходимые вам документы;
  • доступная стоимость услуг.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
WestSharm
Добавить комментарий