Если обычные бумаги, которые не содержат никаких важных сведений, можно просто сдать в макулатуру, то с архивными документами дела обстоят совершенно иначе. Выбрасывать или сдавать их на переработку без предварительной подготовки запрещено.
В этой статье мы изучим, как проводится уничтожение архивных документов, найдем ответ на вопросы, можно ли делать это своими руками или лучше обратиться к профессионалам?
Анализ и архивная обработка
Первым делом нужно выяснить, какие именно документы подлежат утилизации. Для этого нужно выделить в вашем архиве дела с истекшим сроком годности. Чтобы определить такие папки, необходимо четко понимать, какие из документов требуется хранить и в течении какого времени.
Если вы еще только находитесь на стадии создания архива и обнаружили у себя просроченные бумаги, их в любом случае нужно обработать и отложить на уничтожение.
Все эти действия нужно подкрепить соответствующим актом, в котором прописано, что именно и когда вы отправляете в утиль.
Непосредственный процесс уничтожения
Сам процесс уничтожения документов обычно выглядит следующим образом:
- выделение всех небумажных элементов — это скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы и папки, веревочки от папок и прочее;
- тщательное измельчение каждого документа на шредере;
- отправление полученной бумажной массы на переработку;
- отметка на «Актах о выделении дел к уничтожению» о том, что процедура проведена.
Можно ли проводить уничтожение самостоятельно?
Да, никаких ограничений к этому нет. Важно только помнить, что организовать процесс успешно, быстро и эффективно можно только в том случае, если у вас немного документов. Если же их скопилось достаточно, то процедура может оказаться слишком затруднительной из-за низкой производительности обычного офисного шредера.
Поэтому, прежде, чем поручать кому-то из сотрудников эту работу, нужно убедиться в том, что он сможет выполнить ее быстро и качественно.
Услуги по конфиденциальному уничтожению документов
Многие компании, которые занимаются архивной деятельностью, предлагают услуги по профессиональному уничтожению бумаг. Оно может проводиться в условиях конфиденциальности за закрытыми дверями, а также в присутствии вашего сотрудника для контроля.
В этом случае профессионалы приедут к вам в офис, заберут и вывезут все документы, затем обработают их, измельчат и отправят на целлюлозно-бумажный комбинат на переварку.
Такой метод отличается несколькими важными преимуществами:
- все заботы снимаются с ваших плеч и ложатся на профессионалов;
- процедура абсолютно надежна, ни один лист не попадет к злоумышленникам;
- в завершении вы получите все необходимые вам документы;
- доступная стоимость услуг.
